Büromanagement Top-Story

Virtual Office
Outsourcing par excellence

Callcenter Mitarbeiterin telefoniert freundlich mit Headset

Virtuelle Dienstleistung oder Büro zum Anfassen?

Der Begriff Virtual Office kann irreführen – denn ein ‚Virtual Office‘ in einem Business Center ist nicht so abstrakt oder gar unsichtbar wie der Begriff es suggeriert. Hinter diesem Begriff verbirgt sich eine breites Servicespektrum real und von Menschen geleisteter Dienstleistungen, die von den Serviceteams in Business Centern für Unternehmen erbracht werden. Die auf dem Markt angebotenen Servicepakete für virtuelle Büros sind vielfältig und je nach Anbieter unterschiedlich breit gefächert. Allen gemein sind jedoch Kommunikations- oder Adressservices für Geschäftskunden und Freiberufler.  

Was leisten Virtual Offices genau, welche Vorteile haben sie, wer kann von ihnen profitieren?

Für kleinere Unternehmen und für freiberuflich Tätige, die viel im Kundenkontakt stehen und außer Haus unterwegs sind, ist ein Virtual Office im Business Center die ideale Lösung, um Zeit und Kosten einzusparen und sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können.

Fall 1: Ein spezialisierter Handwerksbetrieb für Messebau ist mit seinen acht Mitarbeitern ständig im Außeneinsatz. Für den Firmeninhaber und den Meister gibt es viel Administrations-, Planungs- und Koordinationsaufwand rund um die Einsätze auf den Messen und in der Werkstatt. Eine Sekretärin in Vollzeit wird oft nicht ausgelastet und eine ‚Alleinkraft‘ geht in Urlaub und kann auch mal ausfallen. Für die Präsenz im Büro und die Beantwortung von Kundenanfragen bleibt da kaum Zeit. Die professionelle Beantwortung von Telefonanrufen ist wichtig, kann jedoch oft nicht gewährleistet werden. Paketboten stehen vor verschlossenen Türen. Für den Empfang eines Neukunden fehlt oft der passende Besprechungsraum im Büro.

Besetzt statt chronisch unterbesetzt

Immer Anschluss unter Ihrer Nummer…Die flexible Office-Lösung: Eine Repräsentanz mit Post- und Telefonservice im Business Center gewährleistet das ganze Jahr über lückenlos und an fünf Wochentagen zu den üblichen Bürozeiten professionelle individuelle Anrufannahme und Weiterleitung in Deutsch und mindestens einer Fremdsprache. Anrufe werden gleich beantwortet oder vereinbarungsgemäß gebündelt weitergeleitet. So lässt es sich in Ruhe auf der Messe arbeiten und konzentriert planen. Später dann können die Anrufe priorisiert bearbeitet werden. Je nach gewählter Leistung werden auch Post- und Paketsendungen entgegen­­ genommen und versandt. Auftragsannahmen, Übersetzungs- und Assistenzdienste wie Reisemanagement, Internet­recherchen, Terminmanagement u. a. m. können ebenfalls an das Back-Office des Business Centers ausgelagert werden.

Fall 2: Ein freiberuflich tätiger Unternehmensberater im IT-Bereich arbeitet als Projektleiter europaweit mit seinem Projektteam meist vor Ort beim Kunden und im Homeoffice. Er ist für Projektplanung und -steuerung verantwortlich und führt die Kommunikation mit den Verantwort­lichen der Auftraggeber. Anrufe seitens Kooperations- und Geschäftspartner oder potentieller Neukunden landen nicht selten auf der Mailbox und werden verspätet beantwortet. Für Meetings mit dem Projektteam und für Gespräche mit Neukunden werden passende Meetingräume benötigt.

Zwei Kollegen schauen auf einen PC und sprechen

Imagegewinn und Freiraum schaffen

Auch für den freiberuflich tätigen Unternehmensberater, der viel auf Reisen ist, hat das Business Center die passende ‚Virtual Office‘-Lösung. Eine Repräsentanz mit einer qualifizierten Telefon­beantwortung in deutscher und englischer Sprache, mit Mailservices sowie flexibler Raumnutzung deutschland- und europaweit passt perfekt zum Bedarf der Beraterbranche. Besprechungsräume, Seminarräume und Konferenzräume an attraktiven Standorten und in repräsentativen Gebäuden können stunden- oder tageweise angemietet werden; dazu die Präsentationstechnik und das Catering. Wohlfühlatmosphäre inklusive! Und für ein paar Stunden oder einen Tag arbeiten im Büro stehen in zentraler Lage Tagesbüros oder Arbeitsplätze im Shared Office und in den Coworkingbereichen der Business Center zu Verfügung. Darüber hinaus können jederzeit lästige Routinearbeiten an das Back-Office des Business Centers abgegeben werden und so das Projektteam entlastet werden.

Fall 3: Ein Mittelständisches Unternehmen mit Expansionsplänen möchte an wichtigen Wirtschaftsstandorten Deutschlands seinen Kunden Präsenz zeigen – idealerweise vorerst ohne hohe Investitionen in Raumsuche, -ausstattung und ständiger Unterhaltung von Büroräumen. Die Adresse und eine örtliche Telefonnummer sowie den Zugriff auf Besprechungsräume sollten gewährleistet sein.

Virtual Office – Arbeiten in der Business Class

Ob Niederlassung oder Repräsentanz – mit einem Virtual Office kann ein Unternehmen von heute auf morgen ohne großen Zeit- und Kostenaufwand in vielen Städten – national und international – gleichzeitig Präsenz zeigen und so neue Märkte erschließen. Vor Ort können jeweils die Services rund um das Sekretariat je nach Bedarf genutzt werden und repräsentative Meeting- und Konferenz­räume stunden- und tageweise genutzt werden. Selbstverständlich ist auch ein Firmenschild in den Eingangsbereichen der Bürogebäude möglich. Und wenn dann später Büroräume und dauerhafte Arbeitsplätze benötigt werden, kann die Geschäftsadresse beibehalten und auf die komplett ausgestatteten Büroräume der Business Center zugegriffen werden. Es stehen Einzel-, Team- und Open-Space-Bürolösungen bereit, die mit flexiblen Vertragslaufzeiten angemietet werden können.

Welche Leistungen beinhaltet ein Virtual Office?

Rezeptions- und Telefonservice

Nie wieder ein unbesetztes Telefon oder die Mailbox: professionelle und individuelle Anrufannahme und -weiterleitung durch geschultes Sekretariatspersonal mit modernster Telefonsoftware unter ihrem Firmennamen.

Geschäftsadresse für Firmenrepräsentanzen, GmbH-Sitz und Niederlassung

Zu überschaubaren fixen Kosten sind Geschäftsadressen an Top-Adressen möglich – ohne eine eigene Anmietung von Büroräumen. Eine solche Firmenadresse macht einen seriösen Eindruck auf potentielle Geschäftspartner. Zentral gelegene Standorte bieten gute Verkehrsanbindung und repräsentative Bürogebäude schaffen Imagegewinn.

Post- und Paketdienste

Es werden Post- und Paketsendungen entgegengenommen, auftragsgemäß bearbeitet, aufbewahrt oder weitergeleitet.

Back-Office-Services on demand

Jederzeit abrufbarer Support von Sekretariats- und Assistenzdiensten wie Internetrecherchen, Termin- und Reisemanagement, Konferenzplanung, -organisation und -betreuung, Übersetzungsdienste u. v. m.

Arbeitsplätze und Büroräume

Jederzeit können Arbeitsplätze im Shared Office tage- oder monatsweise angemietet werden und modern ausgestattete Büroräume für Teams mit flexiblen Laufzeiten angemietet werden.

Besprechungsräume – Seminarräume – Konferenzräume

Veranstaltungsräume unterschiedlichster Größen ermöglichen das passende Setting – mit modernster Präsentationstechnik und Catering sowie professioneller Betreuung der Gäste und Teilnehmer.

De facto bieten sich Virtual Office-Lösungen für alle Unternehmensgrößen, für Projektteams und Freiberufler unabhängig von der Branche an. Je nach Focus der einzelnen Nutzer schätzen die einen vor allem höchstmögliche Flexibilität hinsichtlich des persönlichen Zeitmanagements und den Imagegewinn aufgrund repräsentativer zentral gelegener Bürogebäude, für andere Unternehmer sind Kostenersparnis und flexible Vertragslaufzeiten entscheidend für die Wahl eines Virtual Office.

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