Büromanagement Top-Story

Mit Videokonferenzen Ressourcen optimieren

Beste Aussichten für Business Nomaden

Willkommen im Global Village! In Zeiten weltweit vernetzter Märkte und Unternehmen wird die Welt zum Dorf – längst nicht mehr nur für internationale operierende Konzerne. Viele Freiberufler, kleine und mittelständische Unternehmen arbeiten heute in internationalen Zusammenhängen. Weltweite Niederlassungen sind hierfür nicht notwendig oder zu kostenintensiv. Gleiches gilt für aufwendige Geschäftsreisen, die zunehmend durch Konferenzcalls und/oder Videokonferenzen ersetzt werden.

Nicht jedes Büro oder Homeoffice bietet die optimale Infrastruktur für eine reibungslose Videokonferenz mit wichtigen Geschäftspartnern, dem Bewerber oder dem Projektteam. Für eine perfekte Verhandlung oder ein konstruktives Meeting via Videokonferenzsystem bedarf es einer Reihe technischer Voraussetzungen und einem speziellen Service-Know-how; und dies auf beiden Seiten – bei Sender und Empfänger.

Voraussetzungen für die perfekte Videokonferenz

Eine schneller Internetzugang und ein Full-HD Videokonferenzsystem auf beiden Seiten der Verbindung sind die Grundvoraussetzungen für eine gute Übertra­gungs­qualität. Je nach Betriebssystem der Laptops sind spezielle Adapter notwendig. In jedem Fall erfordert der reibungslose pünktliche Start der Konferenz in der Regel Testcalls mit der Gegenseite, um die notwendigen technischen Daten abzugleichen. Dies ist insbesondere für die erstmalige Verbindung mit einem Empfänger zu empfehlen. Für diese Kommunikation wird spezielles technisches Know-how vorausgesetzt.

Man sieht sich! Per Videokonferenz auf Augenhöhe

Immer mehr Unternehmen, Organisationen und Behörden gehen dazu über, internationale Meetings kosteneffizient und ortsungebunden abzuhalten – per Videokonferenz als Kommunikationstool. Diese Art der Kommunikation intensiviert die Kontaktpflege mit Geschäftspartnern, Kunden und untereinander im Unter­nehmen: Im Prinzip lässt sich jeder jederzeit zuschalten. Das spart Zeit, Kosten und Flugmeilen. Und dennoch kann von Angesicht zu Angesicht und auf Augenhöhe verhandelt werden. Eine Studie des Fraunhofer Instituts befand: Videokonferenzen sind effektiver als Telefonate – wenn sie funktionieren.

Videokonferenz ins Business Center outsourcen? Vieles spricht dafür…

Im Business Center organisiert speziell geschultes Personal die Videokonferenzen. Vorab klärt der Servicemitarbeiter den technischen Bedarf des Kunden, nimmt dann entsprechend Einstellungen an der Kamera und den Monitoren vor, – je nach der Anzahl der Teilnehmer und den individuellen Wünschen der Bildwieder­gabe. Darüber hinaus kommuniziert das Servicepersonal mit der Gegenstelle und führt je nach Bedarf die Testcalls durch.

Videokonferenz: Pannenanfällige Herausforderung?

Theoretisch reicht im Home-Office eine einfache Webcam, um irgendwie zu konferieren. Irgendwie eben: Weder sollten Bild und Ton frustrieren, noch der Background wirken, als hätte eine Bombe eingeschlagen. Wie Studien belegen, führen oft Rahmenbedingungen dazu, dass Videokommunikation unter Mitarbeitern nicht ernstgenommen wird. So bedauerten Befragte zum Beispiel während der Video­konferenz auf Multitasking, wie das Abrufen ihrer Mails verzichten zu müssen. Andere kritisierten, der Technikaufbau zwinge sie, entweder auf den Monitor oder in die Kamera zu schauen, so dass ihnen die Mimik des Kommunikationspartners entging. Dazu scheinen ungestörte Videoanrufe in Großraumbüros kaum planbar, wenn Kollegen ebenfalls telefonieren. Entsprechend professionell ausgestattete Räume für Videokonferenzen sind in den Unternehmen oft nur in der Vorstandsetage vorhanden.

Für Videokonferenzen ins Business Center wechseln?

Die Entscheidung für das Business Center bedeutet, über alle Faktoren, die für erfolgreiche Videokonferenzen Rahmen und Voraussetzung sind, selbst zu befinden. Angefangen bei der Wahl eines repräsentativen, vollklimatisierten Ambientes. Flexible bequeme Bestuhlung bieten Business Center Räume mit bis zu mehreren Dutzend Teilnehmern in entspannter Atmosphäre Platz. Professionelle Kamera­positionierung sorgt dafür, dass alle Kommunikationspartner gut sieht – und selbst gesehen wird. Ein Arrangement, das nicht nur direkten Blickkontakt simuliert, sondern auch Gestik, Bewegungen und Körperhaltung in den Blick rückt. Entsprechend ist auf den Zweck abgestimmte Beleuchtung Profisache. Klirrende Gläser und Kaffeetassen, Stühlerücken? Moderne Raumakustik und neueste Mikrofone haben damit kein Problem.

Das A & O: Technik, Technik, Technik!

Verflixt! Gestern lief doch alles noch … Pannen fressen kostbare Minuten. Im  Business Center ist modernste Konferenztechnik bereits mit im Paket. Alles da –  Full HD, mit 3D/4K Beamer, eigenes WLAN, Highspeed SDSL-Anschlüsse, 80“ PAD, Monitore Whiteboard etc. etc.. Equipment, das sich auch für Seminare und Schulungen nutzen lässt. Los geht’s: Auch bei großen Datenmengen klappt der Transfer störungsfrei, entscheidend für authentische Kontakterfahrungen. Das Videobild ist exzellent: Selbst komplizierteste Sachverhalte können grafisch dargestellt werden. Arbeitsgespräche führen? Konzepte präsentieren? Gemeinsam an Dokumenten tüfteln? Mit Geschäftspartnern rund um den Globus unkompliziert Kontakt halten oder einen Auftrag verhandeln? Bewerbungsgespräche führen? Zeugen befragen?

Videokonferenzen im Business Center bereiten den Weg für nahezu alle geschäft­lichen Inhalte der Kommunikation, egal ob Teammeetings, Projektbesprechungen, Recruiting oder Verhandlung. Selbst Krisensituationen lassen sich ohne zeitliche Verzögerungen rund um den Erdball managen. Abstimmungsprozesse werden erheblich verkürzt, neue Produkte können schneller auf den Markt gebracht werden.

Daneben erlauben neue Cloudlösungen (wie Meet by Google Hangouts oder Amazon Chime) den Akteuren, sich über jedes Gerät – PC, Tablet, Notebook oder Smartphone – zuzuschalten. Zeitraubend, sich als Führungskraft auch noch damit vertraut zu machen? Stimmt, weshalb das Business Center Personal für reibungslosen Ablauf sorgt – und die Technik auf Wunsch auch mehrsprachig erklärt.

Videokonferenz On Demand als Komplettpaket im Business Center

Selbst mit minimalem Vorlauf sind Konferenz- und Besprechungsräume in Toplage kurzfristig buchbar, – stunden- und tageweise. Videokonferenzen On Demand, professionell organisiert und durch mehrsprachiges Servicepersonal  während der gesamten Konferenz betreut. Dabei erfüllen Business Center selbstredend höchste Ansprüche an Diskretion und Datenschutz: Gespräche werden abgeschirmt, ein eigenes WLAN-Netz garantiert Vertraulichkeit. Weitere Leistungen wie Empfangs- und Getränkeservice, Catering in den Konferenzpausen und Sekretariatsservices können flexibel hinzugebucht werden – wie auch Büroräume und zusätzliche Meeting­räume –  mit flexibler Vertragsdauer und überschaubaren Kosten. Wie lange dauert die Anreise zum nächsten Meeting, von Toronto nach Berlin? Nicht länger als von Ihrem Homeoffice bis ins Business Center!

Quellen

http://www.polycom.de/company/news/press-releases/2013/20131029.html
https://www.fraunhofer.de/de/presse/presseinformationen/2016/september/zur-videokonferenz-beamen.html
https://www.funkschau.de/telekommunikation/artikel/145789/
https://www.searchnetworking.de/tipp/So-berechnen-Sie-die-Bandbreite-fuer-Video-Conferencing
https://www.computerwoche.de/a/google-bringt-videokonferenz-dienst-meet-heraus,3330005
https://www.professional-system.de/case-studies/panasonic-business-solution-center-im-neuen-gewand/

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