Büromanagement

Flexibel, professionell, Top-Lage:
Kostenvorteil Business Center

All-Inclusive für den Erfolg

Viel Glas, 1A-Lage, was für ein Auftritt! Moderne Elfenbeintürme und Luxus für Wenige? Zeit, genauer hinzusehen: Globalisierung, steigender Kosten- und Wettbewerbsdruck und Arbeitsweltwandel haben auch Chancen im Gepäck. Für Unternehmen, die flexibel reagieren, eröffnen sich echte Marktpotenziale. Business Center, um Kosten zu senken? So geht’s …

Kostenfaktor Immobilie: Occupancy Costs stemmen

Gut 35 Prozent der Immobilienkosten spart Mobilfunkanbieter Nokia nach eigener Aussage – und das an vielen Standorten. Ein offenes Geheimnis: Nokia setzt auf Outsourcing und nutzt die Leistungen von Business Centern. Klug gedacht, denn betrachtet man die Kosten eines Immobilien-Portfolios en Detail, so ist die Liste der zu tragenden Posten lang. Neben Kaufpreis oder Miete wird Personal für’s Office Management beschäftigt – oft auch zu Zeiten, zu denen das Arbeitsvolumen es nicht rechtfertigt. Außerdem fallen Steuern, Abschreibungen und Aufwendungen für IT & Co., für Sicherheits- und Bürotechnik an. Zu diesen so genannten Büroge­samtkosten, den Total Occupancy Costs, gehören:

  • Miete und Mietnebenkosten
  • Renovierungsaufwand
  • Bürotechnik, IT und TK
  • Mobiliar
  • Laufende Kosten (Strom, Netzanbieter, Versicherungen..)
  • Reinigungsdienste
  • Besprechungsräume
  • Büroverwaltung und -organisation
  • Gebäudeverwaltung
  • Maklercourtagen

Gewerbeobjekt in Top-Lage anmieten? Unbezahlbar?

Bestlagen treiben den Quadratmeterpreis von Gewerbeobjekten deutlich nach oben. Ein Beispiel: Für Frankfurt und die Rhein-Main-Region vermelden IHK und interaktiver Gewerbemietspiegel durchschnittliche Mietpreise für City-Büroflächen von um 20 Euro/m² kalt. Klingt nicht überteuert? Wer versucht, Kleinstflächen in den Landmark-Immobilien anzumieten, hat keine Chance; zudem die meisten Top-Objekte ohnehin komplett belegt sind. Weiterer Nachteil: Habe ich das Glück, dort vertreten zu sein, ist Erweitern an Ort und Stelle meist unmöglich – alles voll. Und sind Kapazitäten frei, lautet die Bedingung: Mindestens 300 qm anmieten, mit Haupt- und Nebenflächen – oft mehr, als ein Unternehmen benötigt. Lasse ich mich trotzdem in Top-Lagen darauf ein, sind langfristige Mietverträge von fünf und mehr Jahren die Regel. Damit nicht genug – auch die Bürosuche in Eigenregie, Mietvertrags­verhandlungen und Beschaffung von Büroausstattung erfordern Zeit – verursachen Organisa­tions- und Logistikkosten. Perfekter Mietvertrag unterschrieben? Büroräume gesichert? Bis zum Einzug gehen von Vertragsabschluss bis zur tatsächlichen Nutzung Monate ins Land.

Nur mieten was gebraucht wird

Ein Management auf Bürosuche, das auf aktuelle Marktveränderungen schnell reagieren muss, wählt andere, weil flexiblere Wege. Business Center bieten eine maßge­schneiderte Alternative zur konventionellen Büroanmietung. Sie hilft das Fixkostenrisiko zu senken, indem sie Erweiterungspotenzial in Form zusätzlicher Büroarbeitsplätze beinhaltet. Auch der Wunsch nach Verkleinerung lässt sich schnell und unkompliziert erfüllen. Und die Laufzeit der Büromietverträge lässt sich auf bedarfsgerechte Projektpläne begrenzen. Und on Top können jederzeit Besprechungsräume unterschiedlichster Größe für Meetings, Workshops, Konferenzen oder Vieraugengespräche gebucht werden. Stunden- oder tageweise und mit professioneller Organisation und Catering.

Im Rahmen flexibler Mietverträge stellen Business Center Unternehmen komplett eingerichtete Büro- und Konferenzräume, Bürosuiten, Einzel- und Teambüros, Coworkingbereiche und Managed Offices jeder Größenordnung kurzfristig und für jeden benötigten Zeitraum zu Verfügung. Investitionen in Equipment, Büromobiliar und Technik entfallen.

Shared Office: Teilen statt investieren

Zum Beispiel im Modell ‚Shared Office‘: Hier wird statt eines Büros ein Arbeitsplatz mit Internetanschluss gemietet. Es teilen sich mehrere Personen einen komfortabel ausgestatteten Büroraum mit der Option eines individuellen abschließbaren Bürocontainers für sensible Unterlagen. Die räumliche und technische Büro-Infrastruktur von der Espressomaschine und der zusätzlichen Nutzung von Launchbereichen bis hin zu WLAN, Drucker und anderer Bürotechnik ist inklusive. Liquiditätsschonung pur. Studien zufolge rangieren die Preis­vorteile bei der Anmietung von Büroräumen oder Arbeitsplätzen in Business Centern je nach Zahl der angemieteten Arbeitsplätze zwischen 24 bis zu mehr als 200 Prozent gegenüber der herkömmlichen Anmietung von Büroräumen. Keine Investitionskosten für Möbel, Drucker, Kopierer, Beamer… –  leihen statt anschaffen lautet die Devise. Die IT fällt aus? Der Business Center Techniker ist zur Stelle. Bistroküche, Terrassen, Sanitärbereiche? Diese Allgemeinflächen werden gemeinschaftlich genutzt – und gemeinschaftlich finanziert, via Umlage auf die Büromiete.

Professionelle Dienstleistung on demand – Services nutzen, Personal einsparen

Preisfrage: Wo lauert der nächste Fixkosten-Block? Richtig, bei den Personalkosten, die auch bei sinkendem Bedarf konstant anfallen. Nicht so, wo die Struktur des Business Centers diese Aufgaben im Namen des Unternehmens übernimmt – wie Sekretariat, Postabwicklung, Buchhaltung, Entgegennehmen von Telefonaten oder deren Weiterleitung aufs Smartphone. Ein Füllhorn aus Services und Extras, das jeden Bedarf maßgeschneidert deckt. Ohne Kosten für Fortbildung, Urlaubs- und Krankheitstage kalkulieren zu müssen.

Fazit

Business Center also Luxus für Wenige? Eindeutig Nein: Geteilte Kosten sind halbe Kosten! Unternehmen greifen in Business Centern auf Räume und Dienste zu anteiligen und befristeten Kosten zu. Darüber bleibt für Suche, Renovierung und Ausstattung viel zeitlicher Aufwand erspart.

Quellen

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