Büromanagement Ratgeber

Kommunikationsstarke Multitalente
Ausbildung im Business Center Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

Ausbildungsplatz gesucht? Nie waren die Chancen so gut – auch im Bereich Büromanagement. Unternehmen beklagen das Fehlen qualifizierter Bewerber und sind oft nicht mehr bereit sich für Ausbildung zu engagieren – gleichzeitig bemängeln Auszubildende die Qualität der Ausbildung und zu geringe Entlohnung. Dabei eröffnen sich für kommunikationsstarke Bewerber am Arbeitsplatz im Business Center attraktive Perspektiven und für den Ausbildungsbetrieb neue Impulse durch motivierte junge Menschen – Lichtstreif am Horizont?

Ungeahnt vielseitig: Berufsbild Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

Am 1. August 2014 löste das neue Berufsbild ‚Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement‘ das bisherige Ausbildungskonzept zur/zum Bürokauffrau/-mann ab. Es punktet mit einem vielseitigen, breiten Spektrum an Tätigkeitsfeldern. Vor allem auf den Gebieten der Datenverarbeitung, Fremdsprachen und der Kommunikation sind neue Schwerpunkte gesetzt worden.

Für motivierte Auszubildende, die über gute Fremdsprachenkenntnisse verfügen, eröffnen sich mit entsprechender Berufserfahrung und Fortbildungen interessante Entwicklungs-möglichkeiten und Aufstiegschancen, die beispielsweise über die Teamassistenz bis hin zur Chef- und Vorstandsassistentin reichen. Je nach Schwerpunkt in der Ausbildung und Interesse bietet sich außerdem eine spannende Perspektive in den Marketingabteilungen der Unternehmen an. In Business Centern können sich Azubis über die Position der Empfangssekretär/in zum Office Management bis hin zum Center Management entwickeln. Auch im Marketing- und Sales-bereich eines Business Centers finden sich je nach Fähigkeit und Interesse lohnende Tätigkeitsfelder.

Der Job von Kaufleuten für Büromanagement: Büro- und betriebswirtschaftliche Aufgaben organisieren und erledigen. Klingt ein wenig trocken? Vielleicht, -aber entpuppt sich als ausgesprochen vielseitig! Hier wird neben Grundlagen der Bürowirtschaft und Buchhaltung, vor allem auch Handwerkszeug für jegliche Arbeit am PC gelehrt. Egal, wohin die Reise nach der Ausbildung geht – mit diesem Basiswissen gelingt der Einstieg ins Berufsleben.

Ein Ausschnitt der Tätigkeitsfelder zeigt wie vielfältig die Ausbildung:

  • Interne und externe Korrespondenz
  • Datenverarbeitung (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
  • Sekretariats- und Assistenzaufgaben
  • Kommunikationstraining (Kommunikation am Telefon und am Empfang)
  • Beschwerdemanagement
  • Business Englisch
  • Terminmanagement
  • Organisieren von Dienstreisen
  • Veranstaltungsmanagement (Konferenzen, Seminare, Messen)
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Auftragsabwicklung
  • Marketing und Vertrieb
  • Personaleinsatzplanung
  • Einkauf externer Dienstleistungen
  • Bearbeitung von Kundenanfragen
  • Gestaltung von Kundenbeziehungen

Interessierte Bewerber/innen sollten Qualifikationen und Fähigkeiten mitbringen wie

  • mittleren Bildungsabschluss
  • gutes Ausdrucksvermögen und Kommunikationsfreude
  • Grundlagenkenntnisse in MS-Office
  • gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Servicebereitschaft
  • Freude am Arbeiten im Team
  • hohe Lernbereitschaft und Spaß am selbstständigen Arbeiten

Unternehmen: Gute Azubis dringend gesucht!

Leider gestaltet sich die Situation am Ausbildungs- bzw. Auszubildendenmarkt derzeit so: Unternehmen stellen mit Bedauern fest, dass sich immer weniger gut qualifizierte Bewerber/innen melden. Viele bestehen die internen Auswahlverfahren nicht mehr. Bringen die Azubis die Grundlagen nicht mit, heißt dies für die Unternehmen immer Mehraufwand – Zeit und Geld. Bereits 2014 zeigte eine Umfrage der IHK, dass die mangelnde Ausbildungsreife von Bewerbern und so die Anzahl der Ausbildungsverträge im Vergleich zu den Vorjahren rückläufig waren. Die Gründe: Fehlende Qualifikation der Azubis in spe. In der Hauptsache werden mangelnde Rechtschreib- und Kommunikationsfähigkeit beklagt, die bereits im Bewerbungsschreiben oder im ersten Gespräch sichtbar werden.

Angesagt: Duale Ausbildung

Der novellierte Ausbildungsberuf im Büromanagement kommt trotz aller Für und Wieder – gerade heute, in Zeiten des Fachkräftemangels – wieder gut bei den Unternehmen an, da die duale Ausbildung ein bewährtes Instrument zur gezielten Ausbildung und Auswahl von Fachkräften ist. In jedem Fall kann hier von einer Win-Win-Situation gesprochen werden. Auszubildende erfahren eine oft umfangreiche praktische dreijährige Ausbildung im Betrieb und können so übergangslos in der Arbeitswelt bestehen. Unternehmen auf der anderen Seite haben schon sehr früh die Möglichkeit Nachwuchskräfte spezifisch zu fördern und diese dann mittelfristig ohne weitere aufwendige Rekrutierung gezielt im Unternehmen einzusetzen.

Azubis: Qualifizierte Ausbildung gewünscht!

Unbestritten – Ansprüche beider Seiten – stehen der Besetzung freier Ausbildungsplätze entgegen. Was wünschen sich angehende Azubis? Nicht nur ein gutes Gehalt, weshalb sie Branchen mit traditionell magerem Verdienst wie Gastronomie oder Verkauf meiden. Auch Rahmenbedingungen, die sie – anders als gleichaltrige Mitschüler im Studium, die verwöhnt durch Mensamittagskost – nicht dazu gezwungen sind, sich mittags außer Haus teuer zu versorgen oder sich dies Zuhause organisieren müssen. Zuschüsse für Mittagessen und die Übernahme der Fahrtkosten sind steuerbegünstigt für die Unternehmen und können die Motivation auf Seite der Auszubildenden erheblich steigern. Solche zusätzlichen Leistungen zeigen das Interesse des Arbeitgebers an der Arbeitszufriedenheit ihrer Mitarbeiter – hierzu zählen auch Auszubildende. Laut einem DGB-Report ist ein Teil des Problems fehlender Azubis durchaus auch hausgemacht: Jugendliche müssten regelmäßig Überstunden leisten, fachfremde Arbeiten ausführen, bei einem Drittel gäbe es nicht einmal einen betrieblichen Ausbildungsplan. Und Migranten beklagen, bereits bei der Suche nach einem Ausbildungsplatz diskriminiert zu werden.

 

IHK-Initiative: Ausbildungsscouts finden Fachkräfte für morgen

Es tut sich was! Unternehmen reagieren, um Azubi-Qualifikationen zu verbessern, indem sie direkt mit Schulen kooperieren oder ausbildungsbegleitende Maßnahmen anbieten. Denn die Chancen auf eine Lehrstelle stehen gut wie nie, so eine Umfrage des Deutschen Industrie- und Handelskammertages (DIHK). Besonders gute Chancen bestehen im Bereich Büromanagement. Die Ausbildungszeit zur Kauffrau für Büromanagement beträgt drei Jahre, außerdem ist der Einstieg auch über Einstiegsqualifizierungen im Kontext von Wirtschaft, Verwaltung und Büroassistenz an Berufsbildungszentren möglich. Dazu stellt die IHK spezielle Ausbildungsberater ab. Ein Modell, Fachkräftemangel zu begegnen, sind die neuen IHK-Ausbildungsscouts, eine Avantgarde und Initiative der IHK Bayern, die Unternehmen beispringt: Die IHK-Ausbildungsscouts sollen als vorab geschulte Botschafter für die duale Ausbildung begeistern. Dabei handelt es sich um Auszubildende aller Branchen, die ihr erstes Ausbildungsjahr abgeschlossen haben und von ihrem Beruf begeistert sind. Bereit, in die Vorabgangsklassen allgemeinbildender Schulen vor Ort zu gehen, für ihren Beruf authentisch zu werben und über Karrierechancen zu informieren.

Business Center: Zur Kauffrau für Büromanagement ausbilden

Viele Business Center unterstützen mit der Bereitschaft, zur Kauffrau für Büromanagement und in weiteren Berufen auszubilden, das deutsche, europaweit in dieser Form einzigartige – duale Ausbildungssystem. Business Center tragen damit dazu bei, dem Markt zusätzliche Fachkräfte zur Verfügung zu stellen. Business Center bieten – nicht zuletzt wegen der unterschiedlichsten Ausbildungsfelder und ihrer internationalen Klientel – eine attraktive Ausbildungsstätte speziell für junge Menschen, deren Stärken in direktem Kontakt und (Service-)Kommunikation liegen. Perfekt, wenn Bewerber neben exzellenten Deutschkenntnissen und guten Englischkenntnissen über Soft-Skills wie Freundlichkeit, Belastbarkeit, Motivation und Dienstleistungsmentalität verfügen! Denn Business Center stehen für breit gefächerte Dienstleistung stets nah am Kunden.

Karriere in der Zukunftsbranche: Als Azubi im Business Center durchstarten

Das bedeutet konkret: Tägliche Zusammenarbeit an der Seite eines erfahrenen Kollegen mit den Kunden, oft über den gesamten Zeitraum der Ausbildung. Azubis sind fest integrierter Teil überschaubarer Teams. Business Center als aufstrebende Branche bieten moderne Arbeitsplatzlösungen, von komplett ausgestatteten Büroräumen und Büroetagen bis hin zu professionellen Tagungs- und Meetingräumen mit modernster technischer Ausstattung. Ein weitgreifendes Serviceangebot garantiert, dass sich Kunden aufs Kerngeschäft konzentrieren können. Weiterer Pluspunkt: Im Business Center arbeiten Auszubildende vom ersten Tag an mit erfahrenen Office-Managern zusammen. Zu den Aufgabenbereichen zählen

  • deutsche auch englische bzw. fremdsprachige Geschäftskorrespondenz
  • Besucherempfang und -betreuung
  • Rezeption- und Telefondienste
  • Reservierungs- und Auftragsbearbeitung
  • Planung, Organisation und Betreuung von Konferenzen, Meetings, Seminaren
  • Fakturierung, Buchhaltung und Reisekostenabrechnungen
  • Beschaffung von Büromaterial und -technik
  • Vertrieb und Marketing

u.v.m.

Die Voraussetzungen, um im Business Center als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement erfolgreich durchzustarten? Neben sehr guten Deutsch- und Englischkenntnissen in Wort und Schrift sowie Kommunikationsfreude ist dieser Job vor allem eine Sache der ‚richtigen‘ Einstellung: Freundlichkeit, Empathie und die Motivation, höchstmögliche Kundenzufriedenheit ins Zentrum zu stellen, genießen Priorität!

Quellen

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