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Schick, smart, clever: Diese Apps bringen mehr Struktur in Ihren Arbeitsalltag

Sie wollen Ordnung schaffen, damit man in kurzer Zeit mehr erledigen kann: Apps für den Büroalltag erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Häufig kommen sie als To-do-Liste oder als Mindmapping-App daher. Doch das ist noch lange nicht alles, was sich am Schreibtisch sinnvoll einsetzen lässt. Digitale Terminkalender, Mindmaps oder To-do-Listen sollen dabei helfen, sich selbst besser zu organisieren. Solche Apps sind natürlich speziell für das Handy konzipiert und sind mobil und nutzerfreundlich einsetzbar. Es gibt aber noch eine Reihe von weiteren Apps, die den Büroalltag vereinfachen. Damit der kleine Helfer wirklich Zeit spart, sollte man Anwendungen wählen, die hinsichtlich Layout und Funktionen überschaubar gestaltet sind und nur die wesentlichen Funktionen abdecken.

Digitales Mindmap schafft mehr Struktur

Projekte oder sehr komplexe Aufgaben müssen häufig erst einmal analysiert und in einzelne Etappen eingeteilt werden. Dabei hilft ein sogenanntes Mindmap. Wer dazu nicht Papier und Bleistift nutzen will, sondern lieber digital arbeitet, wählt die App „Mindly“. Damit lassen sich Diagramme, Kreissymbole und Teilaufgaben optisch anschaulich darstellen. Aus einzelnen Aufgaben sind Verzweigungen und Aspekte leicht abzuleiten, die dann weiter unterteilt werden können. Ganz ähnlich funktioniert „Simplemind“. Damit lassen sich Geistesblitze erfassen, die einem immer wieder in den Sinn kommen und die genauso schnell vergessen sind. Aus vagen Gedanken werden mit wenig Aufwand ganze Gerüste, sie lassen sich in Mindmaps visualisieren. Verschiedene Farben unterstützen die Struktur, so dass sich einzelne Ideen zu einem stimmigen Gesamtbild zusammenfügen lassen.

To-do-Listen der zweiten Generation haben Charme

Beim Blick auf die App „Clear“ entsteht der Eindruck, dass einfache To-do-Listen aus einer längst vergangenen Epoche stammen. Die App besticht durch ein aufgeräumtes Layout und durch die pragmatische Anwendung. Besonders interessant ist der Farbverlauf je nach Dringlichkeit der Aufgabe. Ein helles Orange steht für alles, was noch Zeit hat. Wird die Aufgabe dunkelrot, ist höchste Eile geboten. Die eingefärbten Balken lassen sich sortieren oder mit einer Erinnerung ausstatten. Die App meldet sich dann, sobald das nächste To-do ansteht. Da jeder Eintrag nur maximal 28 Zeichen haben darf, muss man sich bei der Beschreibung auf das Wesentliche konzentrieren. Auch „Wunderlist“ ist bei vielen Nutzern sehr beliebt. Der Aufgabenplaner ist minimalistisch gehalten. Durch die Favorisier-Funktion und mehrere Sortierfunktionen behält man auch bei langen To-do-Listen die Übersicht und vergisst so auch Kleinigkeiten nicht.

Wenn der Zettelkasten digital wird

Auch der beliebte Zettelkasten hat ausgedient. Für kleine Notizen ist die App „Evernote“ gut geeignet. Hier lassen sich Texte, Fotos, Videos und Audiodateien auf einem Server speichern. Die App kommt gut für Nutzer in Frage, die mobile und stationäre Geräte gleichzeitig verwenden, denn die Anwendung funktioniert auch auf einem Desktop oder einem Laptop. Die Stichwortsuche funktioniert per Handschrift. Aus der App heraus kann man aus den Notizen mit wenig Aufwand eine vollständige Präsentation erstellen. Deshalb bietet sie sich sehr gut zum Erfassen von Bemerkungen im Arbeitsalltag an, wenn diese in eine Präsentation eingehen sollen.

Wenn man auf Meetings nicht verzichten will

Bei aller Flexibilität lässt sich das eine oder andere Meeting manchmal nicht vermeiden. Wer auf Reisen oder im Homeoffice entspannt bleiben will, nutzt „Instant Meeting“. Die App weist auch Termine im Kalender hin und erinnert auch unterwegs daran. Außerdem enthält die App alle Details zu jeder Veranstaltung, damit man sich mit einem einzigen Klick einwählen kann. Auch der Messenger „Skype“ ist für viele Unternehmen zu einem der Hauptkommunikationswege geworden und ermöglicht auch ein spontanes Meeting unter Mitarbeitern, die von mehreren Standorten aus tätig sind.

Quellen:

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